(m/w/x)

Assistenz der Geschäftsführung

28 - 35 Wochenstunden

Linz

ab sofort

ab € 2.630,18

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Passt dein Kosmos in unsere Welt?

Checke in nur 5 Schritten, ob wir auf der selben Frequenz sind.

1. Unsere Unternehmenskultur

Als Caring Company stellen wir den Menschen in den Mittelpunkt – mit all seinen Bedürfnissen und Herausforderungen in den verschiedenen Lebensphasen. Unsere Werte Klarheit, Nähe, Neugier, Spaß und Zuverlässigkeit prägen nicht nur unser Miteinander, sondern werden auch in der täglichen Zusammenarbeit gelebt. Entdecke auf unserer Karriereseite, was es bedeutet, Teil des LIWEST-Teams zu sein. Nähere Info zum Arbeiten bei LIWEST findest du auf unserer Karriereseite.

2. Dein Team

Du bist als direkte Unterstützung der Geschäftsführung nah an zentralen Themen des Unternehmens und übernimmst eine verantwortungsvolle Position, in der Überblick, Diskretion und Verlässlichkeit zählen.

3. Deine Aufgaben

In der Rolle als Assistenz hältst du unserer Geschäftsführung im Tagesgeschäft den Rücken frei und sorgst für eine strukturierte, professionelle Koordination von relevanten Informationen, Terminen, Unterlagen sowie unseren internen Abläufen:

Laufendes Dokumentenmanagement: Du verwaltest alle für die Geschäftsführung relevanten Dokumente und stellst sicher, dass Unterlagen stets aktuell & strukturiert auf Abruf verfügbar sind.
Unterstützung bei Richtlinien und Entscheidungsunterlagen: Du unterstützt bei der Erstellung und Wartung von Betriebsvereinbarungen, Organisationsrichtlinien, Präsentationen und Unterlagen für Generalversammlungen sowie für Termine der Geschäftsführung.
Meeting- & Terminkoordination: Die Terminkoordination mit internen und externen Gesprächspartner*innen, die Organisation von Besprechungen und Videokonferenzen sowie ein professioneller Gästeempfang inklusive Cateringorganisation sind Teil des abwechslungsreichen Tagesgeschäfts.
Zentrale organisatorische Anlaufstelle: Du klärst Zuständigkeiten bei externen Anfragen, pflegst wichtige Geschäftskontakte und hast dabei delegierte Aufgaben der Geschäftsführung zuverlässig weiter im Blick. Ebenso sorgst du durch deine regelmäßige Kontrolle und Nachbestellung für stets vorbereitete Besprechungsräume.
Administrative und budgetbezogene Aufgaben: Hier ist deine kaufmännische Expertise gefragt – du unterstützt bei Budgetplanungen der eigenen Kostenstelle, erstellst Bestellanforderungen, prüfst und kontrollierst Kreditkartenabrechnungen, Fahrtenbücher, Bestandslisten, Abrechnungen der Arbeitsmediziner*innen, etc.
Backoffice und interne Services: Du unterstützt bei laufenden Officetätigkeiten, betreust interne Services und sorgst dafür, dass administrative Abläufe, Bestellungen und Dokumentationen verlässlich organisiert sind.
Darüber hinaus übernimmst du nach gründlicher Einschulung Agenden in den Bereichen Datenschutz & Informationssicherheit und stellst die Ansprechperson für unsere Fachexpert*innen in deinem Team dar.

Wenn du gerne strukturiert arbeitest, mitdenkst und ein professionelles Umfeld aktiv mitgestalten möchtest - Setz dein Signal und bewirb dich jetzt!

Damit stärkst du unsere Verbindung:

„Durch meine Tätigkeit trage ich dazu bei, dass sich unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft auf gut vorbereitete organisatorische Prozesse verlassen und den Fokus auf die inhaltlichen Agenden von LIWEST legen kann.“

4. Dein Profil

Must Haves

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW oder vergleichbar)
Mehrjährige Berufserfahrung im gehobenen Assistenzbereich, idealerweise im Geschäftsführungsumfeld
Sehr gute MS Office Kenntnisse, sicherer Umgang mit digitalen Tools
Einwandfreie Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Strukturierte, genaue und eigenständige Arbeitsweise
Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
Professionelles, serviceorientiertes Auftreten und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

Nice to have

Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Erfahrung in der Erstellung oder Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
Grundkenntnisse in Buchhaltung, Budgetplanung oder Kostenstellenverwaltung
Affinität zu Prozessoptimierung im Officebereich
Erfahrung mit internen Richtlinien, Betriebsvereinbarungen oder organisatorischen Dokumentationen