Datenschutz-Informationsblatt

Whistleblowing-System

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. In diesem Informationsblatt geben wir Ihnen einen Überblick, wie wir mit Ihren Daten im Rahmen unseres Whistleblowing-Systems umgehen.

Zweck & Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Das Whistleblowing-System dient dazu, unserer gesetzlichen Pflicht nachzukommen und Hinweisen zu Missständen ordnungsgemäß nachzugehen. Über das Whistleblowing-System können Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen auf einem sicheren und vertraulichen Weg gemeldet werden. Meldungen werden dabei in folgenden Kategorien entgegengenommen:

Öffentliches Auftragswesen
Finanzdienstleistungen sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
Produktsicherheit und –konformität, Verbraucherschutz
Umweltschutz, Strahlenschutz und nukleare Sicherheit
Öffentliche Gesundheit
Datenschutz und Informationssicherheit
Korruption
Kartell- und Wettbewerbsrecht
Arbeitssicherheit
Diskriminierung / Mobbing

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Whistleblowing-System stützt sich auf unsere gesetzliche Verpflichtung nach dem HinweisgeberInnenschutzgesetz, ein Hinweisgebersystem einzurichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Weiters stützt sich die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für unser Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Im Rahmen der Verarbeitung findet weder eine automatische Entscheidungsfindung noch ein Profiling statt. Die Daten werden ausschließlich zu den oben genannten Zwecken verarbeitet. Eine (Weiter‑)Verarbeitung zu anderen Zwecken findet nicht statt.

Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Whistleblowing-Systems erfolgt auf freiwilliger Basis. Whistleblowern steht es offen, Meldungen anonym zu erstatten oder Ihre Identität preiszugeben. Wir erheben folgende personenbezogene Daten und Informationen, wenn Sie eine Meldung abgeben:

Ihren Namen – dies allerding nur, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Whistleblowing-System getätigt haben (Zeitpunkt der Meldung),
Kategorie der Meldung,
den Inhalt Ihrer Meldung (Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt sind) sowie
gegebenenfalls Dokumente und Dateien (Fotos, Videos, Audioaufnahmen), die Sie uns zur Verfügung stellen.

Daten über den in der Meldung Erwähnten („Beschuldigten“) erhalten wir von Whistleblowern sowie Dritten, die der Untersuchung beigezogen werden (z.B. Berater*innen, Auskunftspersonen). Im Zuge einer Meldung bzw. der Bearbeitung dieser kann es auch zur Verarbeitung von Daten Dritter (z.B. Auskunftspersonen) kommen.

Die an das Whistleblowing-System abgegebenen Daten sind verschlüsselt und passwortgeschützt gespeichert, sodass der Zugriff auf einen sehr engen Kreis beschränkt ist. Der gemeldete Sachverhalt wird sorgfältig geprüft und gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durchgeführt; dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt. Beim wissentlichen Melden falscher Hinweise, mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation), kann die Vertraulichkeit allerdings nicht gewährleistet werden.

Weitergabe & sonstige Beteiligte

Zur bestmöglichen Gewährleistung einer sicheren und objektiven Handhabung der Meldungen bedienen wir uns der Akarion GmbH, die in unserem Auftrag das elektronische Meldesystem betreibt. Des Weiteren sind die Expert*innen der rosa elefant OG von uns beauftragt, die Meldungen zu evaluieren, zu kategorisieren und die weitere Bearbeitung zu koordinieren. Im Weiteren werden wesentliche Inhalte der Meldung an ausgewählte interne Fallkoordinator*innen übergeben. Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte, können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen (Prüfungsteam) innerhalb von LIWEST im erforderlichen Umfang weitergeleitet werden.

Um die angestrebten Zwecke zu erreichen, kann es fallweise darüber hinaus notwendig sein, dass Ihre Daten weiteren externen Empfänger*innen (Behörden/öffentliche Stellen, Gerichten, Rechtsanwält*innen, Versicherungsunternehmen, Konzerngesellschaften) übermittelt oder offengelegt werden. Ihre Identität sowie sonstigen Daten als Whistleblower werden dabei stets mit der nötigen Vertraulichkeit geschützt.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur anlässlich eines Gerichtsverfahrens in einem Drittland und ausschließlich zur Ausübung von Rechtsansprüchen.

Dauer der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens oder ein gesetzliches Erfordernis besteht.

Daten, die nicht für die Bearbeitung eines Hinweises erforderlich sind, werden sofort gelöscht. In der Regel werden die Daten, der Hinweis und die im Rahmen einer Untersuchung erhobenen Informationen fünf Jahre nach Beendigung der Untersuchung gelöscht. Sofern die Informationen für die gerichtliche Geltendmachung von oder die Abwehr gegen Ansprüche oder für die strafrechtliche Verfolgung von Verstößen von LIWEST erforderlich sind, werden sie für den dafür notwendigen (längeren) Zeitraum gespeichert.

Betroffenenrechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte direkt an uns. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern. Dies ist eine Maßnahme zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten entgegen der geltenden Rechtsvorschrift verarbeitet werden oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Kontakt

Verantwortlicher für die hier angeführten Verarbeitungstätigkeiten ist
LIWEST Kabelmedien GmbH
Lindengasse 18
4040 Linz

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter: datenschutz@teamliwest.at

Stand: 4. September 2025